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Préparation

1ère phase d'élaboration d'un texte : la préparation à la rédaction

OBJECTIF : Définir le cadre de communication

1ère étape - Analyser le mandat

Le mandat est ce que le client ou destinataire du texte demande à l'ingénieur rédacteur. En général, le mandat de rédaction est jumelé au mandat d'ingénierie proprement dit : le client confie à l'ingénieur une tâche technique quelconque, d'envergure plus ou moins grande, et il veut qu'on lui décrive le travail exécuté dans un ou plusieurs textes (rapports d'étape suivis d'un rapport final, par exemple).

Dans le cas d'étudiants, c'est un professeur qui définit le travail technique à effectuer en fonction des objectifs d'un cours, et qui formule le mandat de rédaction.

Conseils

Étudier les termes du mandat avec soin, de façon à l'interpréter correctement.

Ne pas hésiter à demander au client ou destinataire des éclaircissements et des détails, si nécessaire.

Déterminer clairement la fonction du texte demandé :
À quoi ce texte doit-il servir?
Le texte doit-il être purement descriptif et informer le lecteur d'une situation donnée ou du déroulement d'un projet?
Le texte doit-il convaincre le lecteur de suivre certaines recommandations, d'opter pour telle ou telle solution?
Le texte doit-il critiquer tel système ou telle décision?
Etc.

La fonction du texte oriente tout le travail du rédacteur : organisation du plan, style, ton, vocabulaire et même présentation matérielle du document.

2e étape - Analyser le(s) destinataire(s)

Le destinataire est la personne pour laquelle on écrit le texte. En général, le destinataire est aussi le client qui a demandé le travail d'ingénierie dont le texte rend compte. On doit bien sûr s'assurer que le texte sera bien adapté à son destinataire.

Conseils

Se renseigner sur le profil du destinataire : formation, niveau général de connaissances techniques, degré de connaissance du sujet traité, statut professionnel, etc.
Se renseigner sur les besoins et préoccupations du destinataire :
Le destinataire veut-il connaître tous les détails du travail d'ingénierie dont le texte rend compte?
Quels sont les aspects de la situation ou du projet qui préoccupent le plus le destinataire (coûts, délais, faisabilité, environnement, innovation, etc.)?
Etc.

Tenir compte des renseignements obtenus sur le destinaire dans l'organisation et l'orientation générale du texte, de même que dans la rédaction proprement dite.

3e étape - Déterminer le contenu

Dans la pratique du génie, on écrit très souvent des textes pour rendre compte d'un travail technique déjà exécuté en tout ou en partie. La mise au point du contenu de ces textes consiste donc à opérer une sélection rigoureuse dans la masse des données, notes de travail, calculs, dessins, etc., qui ont pu s'accumuler au fil du travail d'ingénierie proprement dit. Les éléments retenus servent à étayer ou à documenter les points clés du texte : description du travail accompli et de la méthode suivie, exposé des résultats, décisions ou recommandations auxquels on a abouti.


Conseils

En déterminant le contenu du texte à rédiger, tenir compte du mandat reçu ainsi que des besoins et caractéristiques du destinataire.
Dans la sélection des informations, tenir également compte de la structure problable du texte.
Tenir compte aussi de la longueur du texte projetée par le rédacteur ou prescrite par le destinataire.
Une fois effectué le premier tri des informations, vérifier s'il manque des éléments et combler ces lacunes le cas échéant.

 

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