Préparation
1ère phase d'élaboration d'un
texte : la préparation à la rédaction
OBJECTIF : Définir le cadre de communication
1ère étape - Analyser le mandat
Le mandat est ce que le client ou destinataire du texte
demande à l'ingénieur rédacteur.
En général, le mandat de rédaction
est jumelé au mandat d'ingénierie proprement
dit : le client confie à l'ingénieur
une tâche technique quelconque, d'envergure
plus ou moins grande, et il veut qu'on lui décrive
le travail exécuté dans un ou plusieurs
textes (rapports d'étape suivis d'un rapport
final, par exemple).
Dans le cas d'étudiants, c'est un professeur
qui définit le travail technique à effectuer
en fonction des objectifs d'un cours, et qui formule
le mandat de rédaction.
Conseils
Étudier les termes du mandat avec soin, de façon
à l'interpréter correctement.
Ne pas hésiter à demander au client ou
destinataire des éclaircissements et des détails,
si nécessaire.
Déterminer clairement la fonction du texte demandé
:
À quoi ce texte doit-il servir?
Le texte doit-il être purement descriptif et
informer le lecteur d'une situation donnée
ou du déroulement d'un projet?
Le texte doit-il convaincre le lecteur de suivre certaines
recommandations, d'opter pour telle ou telle solution?
Le texte doit-il critiquer tel système ou telle
décision?
Etc.
La fonction du texte oriente tout le travail du rédacteur
: organisation du plan, style, ton, vocabulaire et
même présentation matérielle du
document.
2e étape - Analyser le(s)
destinataire(s)
Le destinataire est la personne pour laquelle on écrit
le texte. En général, le destinataire
est aussi le client qui a demandé le travail
d'ingénierie dont le texte rend compte. On
doit bien sûr s'assurer que le texte sera bien
adapté à son destinataire.
Conseils
Se renseigner sur le profil du destinataire : formation,
niveau général de connaissances techniques,
degré de connaissance du sujet traité,
statut professionnel, etc.
Se renseigner sur les besoins et préoccupations
du destinataire :
Le destinataire veut-il connaître tous les détails
du travail d'ingénierie dont le texte rend
compte?
Quels sont les aspects de la situation ou du projet
qui préoccupent le plus le destinataire (coûts,
délais, faisabilité, environnement,
innovation, etc.)?
Etc.
Tenir compte des renseignements obtenus sur le destinaire
dans l'organisation et l'orientation générale
du texte, de même que dans la rédaction
proprement dite.
3e étape - Déterminer
le contenu
Dans la pratique du génie, on écrit
très souvent des textes pour rendre compte
d'un travail technique déjà exécuté
en tout ou en partie. La mise au point du contenu
de ces textes consiste donc à opérer
une sélection rigoureuse dans la masse des
données, notes de travail, calculs, dessins,
etc., qui ont pu s'accumuler au fil du travail d'ingénierie
proprement dit. Les éléments retenus
servent à étayer ou à documenter
les points clés du texte : description du travail
accompli et de la méthode suivie, exposé
des résultats, décisions ou recommandations
auxquels on a abouti.
Conseils
En déterminant le contenu du texte à
rédiger, tenir compte du mandat reçu
ainsi que des besoins et caractéristiques du
destinataire.
Dans la sélection des informations, tenir également
compte de la structure problable du texte.
Tenir compte aussi de la longueur du texte projetée
par le rédacteur ou prescrite par le destinataire.
Une fois effectué le premier tri des informations,
vérifier s'il manque des éléments
et combler ces lacunes le cas échéant.
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