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Marche à suivre

Préparation

  1. Déterminez le contenu de la réunion
    1. Relisez le procès-verbal ou le compte rendu de la dernière réunion.
    2. En fonction des activités et échéances courantes du groupe qui doit se réunir, énumérez les sujets à inclure dans l'ordre du jour.
Pistes de réflexion
But de la réunion?
Décisions à prendre?
Lesquelles?

Discussions nécessaires pour avancer le travail?
Lesquelles?
Points urgents à régler?
Informations à transmettre à l'ensemble du groupe?
Lesquelles?

Mises au point nécessaires pour avancer le travail?
Lesquelles?
  1. Ajustez le contenu à la durée de la réunion
    1. Évaluez le temps que requiert chaque sujet.
    2. Sélectionnez les sujets à retenir en fonction de la durée de la réunion.

Plan

  1. Structurez l'ordre du jour selon le canevas ci-dessous :
Identification Nom et coordonnées du groupe concerné
Identification de la réunion (nature, numéro d'ordre, etc.)
Date, heure, lieu
Titre du document
Points statutaires d'ouverture Ouverture de la réunion
Nomination d'un animateur (ou président) et d'un secrétaire, s'il y a lieu
Lecture et adoption de l'ordre du jour
Lecture et adoption du procès-verbal (ou du compte rendu) de la précédente réunion
Affaires découlant du procès-verbal (ou du compte rendu) de la précédente réunion
Points particuliers Énoncé de chacun des points faisant l'objet de la réunion
Points statutaires de clôture Divers
Date, heure et lieu de la prochaine réunion
Clôture de la réunion

Rédaction

  1. Énoncez les points de l'ordre du jour sous forme de titres simples, précis et de construction symétrique (selon les règles de l'énumération).

Présentation

  1. Numérotez les points.
  2. Ne dépassez une page.

Révision

  1. Relisez le texte à tête reposée :
  2. une première fois pour le contenu,
    une deuxième fois pour la langue, l'expression et la présentation.