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Contenu et structure

Identification

  • Nom et coordonnées du groupe concerné
  • Identification de la réunion (nature, numéro d'ordre, etc.)
  • Date, heure, lieu
  • Titre du document

Liste des sujets à traiter

Points statutaires d'ouverture

(formulation et ordre habituels)
  1. Ouverture de la réunion
  2. Nomination d'un animateur et d'un secrétaire (s'il y a lieu)
  3. Lecture et adoption de l'ordre du jour
  4. Lecture et adoption du procès-verbal (ou du compte rendu) de la précédente réunion
  5. Affaires découlant du procès-verbal (ou du compte rendu) de la précédente réunion

Points faisant l'objet de la réunion

(formulation et ordre habituels)
  1. Sujet 1
  2. Sujet 2
  3. Sujet 3
  4. Sujet 4

Points statutaires de clôture

(formulation et ordre habituels)
  1. Divers
  2. Date, heure et lieu de la prochaine réunion
  3. Clôture de la réunion

ÉclaircissementsÉclaircissements

Points statutaires (d'un ordre du jour)

Points quasi obligatoires dans un ordre du jour. Ils concernent l'ouverture et la clôture de la réunion.

Points statutaires d'ouverture

Ce sont les étapes à franchir avant d'aborder les questions propres à la réunion.

Ouverture de la réunion On vérifie les présences et les absences, etc.
Nomination d'un animateur ou d'un secrétaire (s'il y a lieu)

Dans les comités ou groupes de travail qui ont une certaine stabilité, il n'est généralement pas nécessaire de nommer un animateur et un secrétaire à chaque réunion : en effet, ceux-ci sont nommés une fois pour toutes et exercent les mêmes fonctions à toutes les réunions du groupe. L'animateur des réunions est souvent le président du groupe concerné.

L'animateur (ou président) conduit les travaux et les discussions en fonction de l'ordre du jour. Il donne la parole aux participants.
Le secrétaire prend note des discussions et décisions en vue de rédiger le procès-verbal ou le compte rendu de la réunion.

Lecture et adoption de l'ordre du jour
La lecture n'est pas nécessaire si les participants ont reçu l'ordre du jour à l'avance. Mais on doit approuver le document sur place collectivement. Cette étape peut conduire :
  • à changer l'ordonnance des points de l'ordre du jour,
  • à supprimer des points ou à en reporter à une séance ultérieure,
  • à ajouter dans une rubrique «Divers» des points auxquels on aura pensé au dernier moment.
Lecture et adoption du procès-verbal (ou du compte rendu) de la réunion précédente
La lecture n'est pas nécessaire si les participants ont reçu le procès-verbal ou le compte rendu à l'avance. Mais on doit approuver le document sur place collectivement. Cette étape peut conduire :
  • à modifier des passages du document parce que des personnes ayant assisté à la réunion en question estiment que certains faits ou propos n'ont pas été fidèlement rapportés;
  • à ajouter des élément ou à les préciser pour donner une description plus complète des faits ou propos observés lors de cette même réunion.
Affaires découlant du procès-verbal (ou du compte rendu) de la réunion précédente
Avant d'aborder les points faisant l'objet de la réunion du jour, on passe en revue les indications du procès-verbal ou du compte rendu de la réunion précédente concernant les tâches qu'il fallait exécuter, les dossiers à faire avancer, etc., et on fait le suivi sur ces questions.

Points statutaires de clôture

Ce sont les étapes finales de la réunion et les sujets qui sont toujours traités en dernier lieu.

Divers
Sujets ajoutés à l'ordre du jour à la dernière minute, à la suggestion des participants. Ces ajouts se font le plus souvent lors de l'adoption de l'ordre du jour, en début de réunion.
Date et lieu de la prochaine réunion À communiquer aux participants.
Clôture de la réunion Avant de clore la réunion, on répartit les tâches entre les participants.